SOLUZIONE
IBM Business Process Management
AZIENDA
Azienda multinazionale specializzata nel settore della produzione e vendita di prodotti dolciari e nella produzione di cioccolato di lusso.
Il cliente rappresenta una delle più importanti realtà della produzione dolciaria, conosciuta in particolare per l’alta qualità del suo cioccolato. La sua presenza a livello mondiale necessita di grandi capacità organizzative, esigendo chiarezza ed efficienza dei processi.
ESIGENZA
Il cliente aveva l’esigenza di accelerare i processi decisionali e autorizzativi di approvazione dei contratti clienti, comprensivi della valutazione del rischio.
Vi era quindi il bisogno di ottimizzare la gestione dei contratti, autorizzare in modo più snello l’assunzione del rischio e ridurre la movimentazione cartacea, quindi digitalizzare tutto il processo, al fine di incrementare il business e ridurre i tempi di approvazione.
SOLUZIONE
La soluzione proposta e realizzata da Wintech è la gestione del processo tramite tecnologia IBM Business Process Management, un sistema Role Based Access Control che permette la gestione del processo in collaborazione tra 6 differenti dipartimenti, in base ai ruoli e alle competenze, che permette l’identificazione simultanea e la gestione efficace dei «colli di bottiglia», nonché lo snellimento e controllo del processo.
Grazie a IBM Business Process Management è stato possibile digitalizzare l’intero processo tramite un sistema di task, completamente integrato con i sistemi informativi del cliente, e definito secondo tempistiche precise. Tale soluzione genera solleciti, alert qualora non vengano espletate le attività nei tempi previsti e l’invio automatico della documentazione al cliente tramite PEC.
BENEFICI
Archiviazione e standardizzazione documentale
Possono essere caricati e conservati una serie di documenti classificati (come condizioni commerciali, lettere integrative, condizioni generali, listini prezzo, cataloghi prodotti, piani promo).
Controllo di processo
Viene tracciato lo storico delle attività e delle modifiche, vi è un cruscotto statistico con evidenza dei workflow attivi, on time, late, tempi che consentono di monitorare il processo e ottimizzarlo, individuando in tempi stretti eventuali gaps in un’ottica di miglioramento continuo.
Continuità e velocità di processo
Ad ogni step deve essere inviata una mail di avviso al responsabile del task successivo e, in caso, eventuali solleciti scadenziati.