SOLUZIONE
IBM Connections
AZIENDA
Leader mondiale nella produzione di caldaie e scaldacqua.
L’azienda cliente è attiva nella progettazione e produzione di caldaie e sistemi per il riscaldamento ad alta tecnologia.
Ad oggi progetta e produce nel più grande stabilimento europeo del settore ottenendo ottimi risultati e consolidando la sua presenza in territorio nazionale ed espandendosi ai mercati esteri.
ESIGENZA
Il Cliente aveva espresso l’esigenza di ottimizzare 2 processi presenti nell’organizzazione aziendale: da una parte la gestione della documentazione e dei manuali e dall’altra l’ottimizzazione e la reingegnerizzazione dei processi di contabilizzazione delle attività.
Il cliente non era dotato di un sistema centralizzato di gestione archiviazione e condivisione di documenti e manuali, nonché di un luogo che permettesse di condividere, altresì, comunicazioni e
informazioni di progetto e di processo.
Inoltre, la gestione della contabilizzazione avveniva mediante scambio di fogli excel gestiti dai singoli dipendenti e aggregati manualmente dai relativi PM.
SOLUZIONE
Wintech ha proposto l’adozione di IBM Connections con il modulo specifico CCM (Connections Content manager) in modo da ampliare la già forte propensione collaborativa e documentale di IBM Connections con funzionalità ritenute determinanti in fase di analisi delle esigenze: check-in e check-out documenti, workflow approvativi, uso di metadati e sistemi di ricerca avanzati.
Per poter mettere a disposizione tutti i documenti tecnici ad applicazioni di terze parti (inizialmente ad una applicazione denominata TechArea) sono stati altresì sviluppati dei servizi custom (web services).
Per la parte di consuntivazione, Wintech ha realizzato un’applicazione custom e completamente integrata in IBM Connections, che fornisce la possibilità di avere un ambiente veramente condiviso e sempre aggiornato per la gestione delle attività di tutto il personale aziendale.
È da evidenziare che gestione documentale e consuntivazione, sono i primi passi che ha intrapreso il cliente per integrare ed utilizzare IBM Connections all’interno dei processi aziendali. Sono già previste evoluzioni e sviluppi sull’uso di questi strumenti di social collaborations all’interno dell’azienda.
BENEFICI
Per quanto riguarda la parte relativa alla nuova gestione della documentazione tecnica, i benefici sono essenzialmente legati alla nuova modalità collaborativa che si traduce in certezza ed univocità dell’informazione.
La documentazione tecnica è gestita da un processo autorizzativo prima di poter essere utilizzata, così come risulta semplice renderla obsoleta e quindi non più utilizzabile per gli scopi tecnici o commerciali all’interno dell’azienda. Questo ovviamente si traduce in notevoli risparmi economici e di risorse.
La possibilità poi di richiamare i documenti, attraverso web services scritti ad-hoc, da applicazioni “terze” apre scenari estremamente interessanti.
Per gli aspetti legati alla parte di contabilizzazione, i benefici derivano dall’eliminazione di procedure basate su file Excel, che in un ambiente dinamico e collaborativo mal si prestavano all’uso che ne veniva fatto, e più di qualche volta hanno generato criticità.
Oltre allo snellimento delle procedure di contabilizzazione da parte degli utenti, fortissimi sono stati e saranno i benefici da parte dei project manager che potranno da adesso contare su stati d’avanzamento rigorosi e sempre aggiornati.